【Word】差し込み印刷のやり方｜Excel住所録から宛名ラベルを一括作成する手順

メーカーによって、余白やシールサイズが異なるので、どのラベルシールで差し込み印刷を行うのかを選択します。

今回はヒサゴ工房の『エコノミーラベル 12面 ELM007』を例に作成します。

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ラベルシールの余白に合わせて、Wordの余白を設定します。

今回は『上』と『左』は商品説明通り、『右』と『下』は後のことを考えて小さめに設定します。

• 上：20.3mm
• 左：20.3mm
• 右：10mm
• 下：10mm

余白の設定方法は以下の記事も参考にしてみてください。

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シール１面１面に対応する配置の作成は『表の挿入』で行うのが便利です。

今回は一枚あたり12面なので『挿入』タブの表の挿入から『３列×６行』の表を作成します。

シール１面あたりのサイズに合わせて表のサイズを調整します。

今回はシール１枚が『縦42.3mm』×『横83.8mm』でシール同士の隙間が『3.8mm』となっています。

そのため表の各列を以下に設定します。

• １列目：『高さ42.3mm』『幅83.8mm』
• ２列目：『高さ42.3mm』『幅3.8mm』
• ３列目：『高さ42.3mm』『幅83.8mm』

Wordの表の行列の調整方法は以下の記事も参考にしてみてください。

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ラベル印刷時に邪魔になるので表の枠線は消しておきます。

1. 表を選択すると左上に表示されるハンドルマークをクリックします。
2. 『テーブルデザイン』タブの『罫線』のプルダウンメニューから『枠なし』を選択します。

TIPS

『枠なし』を選択した際に、完全に枠線が消えて、どこに表があるか分からない場合は以下の設定をしておきましょう。

1. 表のハンドルマークをクリックし、表全体を選択します。
2. 『テーブルレイアウト』タブにある『グリッド線の表示』をクリックしてONにします。

これで、表の枠線が印刷時は表示されない薄い点線で示されます。

Word上部の「差し込み文書」をクリックします。

１．『宛先の選択』→『既存のリストを使用』を選択し、Excelファイルを指定します。

２．『テーブルの選択』のダイアログが表示されたら『先頭行をタイトルとして使用する』にチェックをいれて、ＯＫボタンを押します。

１．『差し込み文書』タブの『差し込みフィールドの挿入』のプルダウンメニューをクリックします。

２．ラベルに載せたいフィールドを選択します。

No.2のラベルを隣の表に反映させるには『次のレコード』というルールを利用する必要があります。

１．『ルール』のプルダウンメニューから『Next Record（次のレコード）』を挿入します。

２．その後は最初と同じように必要な項目を入力します。
　　このときフィールドは通常のテキストと同じように、Ctrl+C⇒Ctrl+Vでコピー＆ペーストできます。

『差し込みフィールド』にExcelからの情報が正しく反映されているかどうかは、『結果プレビュー』アイコンをＯＮにします。

適宜ON/OFFを繰り返しながら、全てのラベルに差し込みフィールドの挿入を行います。

『差し込み文書』タブにある『完了と差し込み』のプルダウンメニューから『文書の印刷』を選択します。

差し込み元データのExcelに大量のデータがある場合、印刷したい部分のレコードのみ選択することができます。

ここでは例として『すべて』を選択します。

Excelには６つの住所データを、２枚のラベル台紙に印刷されるように配置しました。

今回は、例としてPDFとして出力して、結果を確認します。

保存されたPDFを確認すると、１ページの差し込み文書にExcelの全てのデータが反映され２枚のラベル印刷文書が完成しました。

印刷機能を利用して、PDF化する方法は以下の記事も参考にしてみてください。

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ダウンロードフォルダから、ドキュメントフォルダなど管理用のフォルダに移動しておきましょう。

Excelファイルの中身は例のまま入っているので目的に応じて編集します。

『この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます』とメッセージが表示されるので『いいえ』をクリックします。

『差し込み文書』タブの『宛先の選択』のプルダウンメニューから『既存のリストの使用』をクリックし、先ほどのExcelを選択します。