はじめに
エクセルは文章も書けるし、表計算も作図もできるので非常に便利ですが、印刷に関しては思うようにいかないことが多いかと思います。特に作成画面ではうまくできてるつもりなのに印刷してみると見切れていた。。というトラブルはよく目にします。そう言った時の対処法をいくつか紹介したいと思います。
印刷プレビューを使う
まずよく使う方法の一つ、印刷プレビューでの調整について、以下の気象データを例に使用して紹介します。何も考えずに普通に印刷すると表が分割され一枚に収まりません。
印刷画面の左側にある「拡大縮小なし」と書いてあるプルタブからシートの拡大縮小を印刷紙に合わせて自動的に調整します。まずは「すべての列を１ページに印刷」を選んでみます。
本当に1枚の紙に収めたいときは「シートを１ページに印刷」を選びます。ただ、文字も縮小されるので、結構見づらくなる場合があります。収めたい範囲は考慮しながら、列や行だけ1ページに収めて、複数枚にわたって印刷することも必要です。
とりあえずA4紙、縦方向の1枚に印刷すると上の図のような感じです。もちろんA3紙を選択するとまた文字のサイズや余白など見え方が変わります。
ちなみに余談ですが印刷画面の左下にある余白表示モードを使えば、印刷プレビューを見ながら余白調整が手動で出来ます。
私は、余白を数値指定したいのであまり使いませんが、余白モードが好きな方もいます。
ページレイアウトを使う
印刷範囲を調整する方法としてページレイアウトがあります。エクセルの立ち上げ時は標準の表示モードになっていると思いますが、タスクバーの「表示」⇒「ページレイアウト」を選択すると、印刷プレビューのような表示の状態で編集ができます。この表示方法なら余白の雰囲気も把握しながら編集できます。
ページレイアウト表示にすると、印刷枚数が複数になっていることがわかります。あとはフォントサイズや行列の幅、余白などを調整して目的の印刷範囲に調整します。
一度ページレイアウト表示や、印刷プレビューをすると、標準の表示に戻した際に、印刷範囲をしめす薄い点線が表示されます。知っておくと少し便利です。
印刷プレビューで確認しても、ページレイアウト表示で作成していても印刷すると、プリンターとの相性などでそのままのレイアウトで印刷されない場合があります。。。
改ページプレビューを使う
ページレイアウトと似たような方法に「改ページプレビュー」があります。タスクバーの「表示」⇒「改ページプレビュー」を選択すると、青太線の枠で改ページの表示がされます。
このとき改ページプレビューを行った時点での印刷設定（余白など）で自動的にページが分割されます。太枠は印刷範囲、点線はページ割になっています。
このページ割の点線をドラッグでずらすと1ページに印刷したい範囲を調整できます（手動で調整した部分に関しては青太線になります）。改ページプレビューで印刷範囲を広くすると、印刷プレビューで拡大・縮小を行うのと同じように、自動的にフォントサイズなどが調整されます。
改ページプレビューの便利な使い方として、青太線を動かすことで、印刷したくない部分を除外することができます。グレーアウトさせた部分は印刷されないので、メモや、検算などに使うことができます。この印刷範囲の設定として使う方の方が多いかもしれません。
さいごに
ワードやエクセルの印刷は結構気を使います。いろんな小技を覚えておくときっと役に立つと思います。それでもやっぱり大事なのは、ソフトを過信せず、試し刷りすることなのかなぁと思います。
皆さんのお仕事に少しでも役立てれば幸いです。ではまたﾉｼ
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